なんか問題の本質からずれてるような…
本当に個人メモかどうかはさておき、
「総理のご意向」を念頭にして動く組織が問題であって、
それが個人・共有フォルダを問わず、そういう捉え方をする指示が問題なんだろう

ついでに言うと個人メモだろうと共有フォルダだろうと
公である以上は重要機密以外は外部に漏れても問題ない公平性がある事が前提だろ
問題にすべき箇所が違う気がする