本当なら店や宮下が念書書く立場だろ
返金の手続き書類に

現在取得している個人情報及び今回記入頂く情報は返金に関してのみ使用し、返金処理完了後は速やかに全情報を破棄することをお約束します

ぐらいは入れとくべき