メール送る前に上司の承認はマストだろ。
ちゃんと申請書持って上司、総務のハンコもらったらパソコン担当窓口に提出して、受理され次第送信。
送信したものはプリントアウトして1年保存。
これぐらいらやらなきゃ現代のセキュリティとは言えない