これは元の文書はおそらくエクセル。
そこに省内の当事者が知ってることを各々書き足した。
幹部の誰かが１枚にまとめた。
トップクラスにメモとして送信した。
各当事者にも送信した。
自分の手持ちは各々で保存した。

ちなみに省内の公文書なら右上に「機密性○」の表示があるはず。